3 قانون برای تعادل در زندگی و کار: متمرکز، پرثمر و عاری از استرس

یک مهندس در طول بازه ی کاری خود مراحل متعدد و متفاوتی را پشت سر میگذارد. در طی تمام این فراز و نشیب ها و مواجهه با مراحل و چالش های جدید، حفظ تعادل زندگی و کار و بازده ی مناسب، از مهم ترین ارکان شغلی میباشد. برای مثال فرد در حرفه ی خود به موفقیت و کسب درآمد بالا میرسد. اما خودش را با وظایف جدید و بیشتری مواجه میبیند که ممکن است باعث سردرگمی و تداخل در زندگی شخصی وی نیز بشود.

اکنون به یک نقل مهم از پیتر دراکر اشاره میکنیم: ” کارآمد بودن یعنی انجام درست کارها؛ مؤثر بودن یعنی انجام کار درست.” اکثر مهندسین نهایت تلاش خود را میکنند تا کارهایشان تا جای ممکن کارآمد باشد. اما با توقفی کوتاه میتوان متوجه شد که برخی ازین کارها مورد نیاز نیستند و باید بیشتر بر روی “مؤثر بودن” کارها تمرکز کرد. برای حفظ مثمرثمر و مؤثر بودن و تعادل زندگی کاری و شخصی باید از سه قانون پیروی کرد:

پیتر دراکر: کارآمد بودن یعنی انجام درست کارها؛ مؤثر بودن یعنی انجام کار درست.

قانون شماره 1 : برای حفظ  تعادل زندگی و  کار باید در تمام طول پروژه منظم و بابرنامه بود.

داشتن یک محیط کاری منظم به حفظ نظم ذهنی و درونی یک مهندس بسیار کمک میکند. تمامی وسایل و پرونده های مورد نیاز باید بر روی میز کار مرتب چیده شده باشند.

فایل های داخل کامپیوتر باید طبقه بندی و نام گذاری شوند. قانون هشتاد بیست (80/20) در این زمینه میتواند کمک کننده باشد.

این قانون میگوید که هشتاد درصد موفقیت ها از دل بیست درصد زحمات حاصل میشوند. این قانون در مورد نسبت توزیع ثروت و بسیاری جوامع آماری دیگر نیز به کار میرود.

به عنوان یک مثال ساده، معمولاٌ ما تنها از بیست درصد لباس های داخل کمدمان در هشتاددرصد مواقع استفاده میکنیم.

این مثال میتواند در مورد وسایل و پرونده های میز کارمان نیز صدق کند. پس با خلوت کردن و منظم کردن محل کار خود بیشتر  خواهیم توانست بر روی موارد و ابزار مؤثر وقت بگذاریم و تمرکز کنیم و این باعث کاهش استرس کاری نیز میشود.

یک نکته ی مهم دیگر ساماندهی یادداشت های پراکنده است. داشتن یک دفترچه ی مشخص برای یادداشت برداری همواره الزامی ست. همچنین باید یک برنامه ی دیجیتالی مشخص برای نوت برداری دیجیتال تعیین شود و یادداشت ها در فایل های وورد در پوشه های مختلف پراکنده نباشند.

لیست کانتکت ها یا مخاطبین باید غربال بشوند. با استفاده از قانون هشتاد بیست روشن میشود که تنها بیست درصد مخاطبین هستند که ما با آنها در تماس و ارتباط هستیم. باید مخاطبین اضافی را حذف و باقی مانده را ساماندهی کرد. همچنین باید همواره از تقویم مشخصی استفاده کرد و تمامی قرارها و ملاقات ها و رویدادهای مهم در آن مشخص باشند. نکته ی بسیار مهم دیگر داشتن میز کار منظم است. ممکن است از دید مشتری یک میز کار شلوغ و نامرتب به معنای ناکارامدی مهندس و صاحب کار تلقی شود. در نهایت تمام این نظم ها و برنامه ریزی ها برای این است که استرس کاری ما کاهش یابد.

قانون شماره 2: متمرکز و پرثمر بودن در تمام طول کار است.

بازده ی کاری یک مهندس نسبت مستقیمی با تعداد ساعاتی دارد که صرف انجام کاری میشوند. افراد پربازده زمان کمتری برای انجام کارهای خود نیاز دارند. برای کاهش اتلاف وقت باید بر روی کار متمرکز بود. ایجاد روتین ها یا ساعات کاری مشخص “به طور مستمر” به متمرکز بودن و حفظ تمرکز کمک میکند. نکته ی دیگر برای متمرکز بودن، تعیین مهم ترین بخش کار با استفاده از قانون هشتاد بیست است. می توان هر روز عصر مهمترین کار فردا را تعیین کرد و صبح فردا انجام و به پایان رساندن این کار در اولویت قرار میگیرد.

هر مهندس با توجه به شغلش، برای حفظ تمرکز نباید اجازه دهد که ایمیل های دریافتی برنامه روزانه اش را تحت الشعاع قرار دهند. بهتر است نوتیفیکیشن ایمیل و سایر پیامهای فضای مجازی را غیرفعال و از چک کردن مداوم انها خودداری کنیم. باید زمان معینی برای چک کردن ایمیل ها تعیین کرد و در غیر اینصورت بی نظمی و بازده ی پایین و اتلاف وقت زیادی ایجاد میشود.

مراقبه در طول روز کمک شایانی به حفظ تمرکز میکند. هر فردی میتواند شیوه ی مناسب خود را برای تمرکز پیدا کند. آرام نشستن و بستن چشمها، قدم زدن در بیرون از محل کار در زمان ناهار و استراحت میتوانند از روش های پیشنهادی مراقبه باشند.

در هنگام شلوغی و حضور اجتماعی که میتوانند تمرکز ما را بر هم بزنند می توان به اتاقی دیگر مانند اتاق کنفرانس رفت و در خلوت و آرامش دوباره تمرکز کاری را به دست آورد. پیدا کردن محل تمرکز و قرار گرفتن در آن و تکرار این فرایند به حفظ طولانی مدت تمرکز کمک میکند. این قانون بدون شک در تعادل زندگی و کار شما موثر خواهد بود.

قانون شماره 3 : جلوگیری از استرس و نگرانی های بی مورد است.

در نگرانی و اضطراب فرو رفتن هیچ کمکی به ما نمیکند. یکی از راه های کاهش استرس “ساده سازی” است. ابزاری که با آنها کار میکنید را به حداقل برسانید. اگر همزمان با کامپیوتر شخصی، لپ تاپ، تبلت و آیفون کار میکنیم بهتر است تا جای مکن بعضی از اینها را حذف و یا زمان و شرایط کار با هر یک را مشخص کنیم. داشتن یک لیست از کارهایی که باید انجام شوند و مشخص کردن اولویت ها و نکات کلیدی بسیار کمک کننده است.

حفظ سلامت ذهن و بدن نکته ی بسیار مهم دیگری برای دوری از استرس و نگرانی ست. پیاده روی و دویدن از ورزش های بسیار خوبی برای یک مهندس هستند که به حفظ شادابی و طراوت ذهن و جسم کمک میکند. همچنین مطالعه در انتهای روز برای آزادسازی و استراحت ذهنی بسیار عالی ست. به خصوص خواندن کتاب های تخیلی میتواند تأثیر بسیار خوبی بگذارد.

نکات بیشتر

آخرین نکته برای دوری از استرس و نگرانی، داشتن تغذیه و خواب مناسب است.

برای حفظ تعادل در زندگی و کار، رژیم غذایی و کیفیت خواب ما تأثیر زیادی بر سطح انرژی و استرس ما در طول روز دارد.

مصرف میوه و سبزیجات فراوان در طول روز تأثیر فوق العاده ای بر روی اعصاب و آرامش ما میگذارد. در اینجا گریز کوچک اما مهمی به علم تغذیه میزنیم.

تحقیقات علمی نشان میدهند که بدن انسان گیاهخوار است. البته گیاهخوار شدن و تغییر ناگهانی برای همه مقدور نیست اما تلاش برای اجتناب هر چه بیشتر از مصرف فراورده های حیوانی تأثیر فوق العاده ای بر روی اعصاب و تمرکز و بازدهی بیشتر در طول روز میگذارد و همچنین در بسیاری موارد افسردگی و عصبیت را درمان میکند.

صبح ها را با چه چیزی شروع کنیم؟

پزشکان توصیه میکنند صبح خود را با میوه شروع کنید زیرا برترین غذا برای مغز و بدن و بدون ضرر است و از بیماریها جلوگیری میکند.

میتوان هر نوع میوه ی دلخواه را انتخاب کرد و به هر تعداد که ما را سیر میکند میل کرد.

جای نگرانی برای چاقی نیست زیرا تنها خوراک پخته ما را چاق میکند. پس خود را با میوه ها و دانه ها و مغزها در طول روز شارژ کنید. گوشت و تخم مرغ و لبنیات سرشار از کلسترول و چربی و مواد مضر است که شما را در طول روز خسته و فرسوده و کم حوصله میکند.

برای خوراک پخته چه کنیم؟

میتوان برای وعده های خوراک پخته از قارچ و حبوبات و لوبیا به جای گوشت در خورش ها و خوراکها استفاده کرد. در کل برنامه ی خواب و تعذیه ی مناسب برای راندمان کاری یک مهندس بسیار ضروری ست و باید تلاش کرد تا جای ممکن از مصرف غذاهای فست فودی بیرون پرهیز شود.

با رعایت این سه قانون کلی میتوان به تعادل در زندگی و کار و ثبات و بازدهی بالایی در محل کار و زندگی شخصی دست یافت.

اگر برای مثال در شروع یک پروژه، زمانی که میتوانیم برای خانواده و زندگی شخصی خود بگذاریم کمتر از بخش کاری ست، باید کیفیت را بالاتر ببریم تا کمبود کمیت را جبران کند.

به عبارتی دیگر باید عمیق تر شد و نهایت استفاده را از  همان ساعات کوتاه برد.

تمرین عملی

در انتها تمرین قانون پومودورو را توصیه میکنیم. در این فن و تکنیک شش اصل و مرحله وجود دارد:

1. انتخاب کاری که باید انجام شود.
2. تنظیم زمان‌سنج که به صورت سنتی ۲۵ دقیقه است.
3. کار بر روی تکلیف تا زمانی که زمان‌سنج به زنگ درآید. اگر حواس‌پرتی به سراغتان آمد آن را یادداشت کنید و سریعا به ادامه تکلیف بازگردید.
4. وقتی که زمان‌سنج به زنگ درآمد، علامت تیک را بر کاغذی یادداشت کنید
5. اگر شما کمتر از چهار علامت تیک بر روی کاغذتان دارید، استراحتی کوتاه ۳ تا ۵ دقیقه‌ای کنید و به مرحله اول بازگردید.
6. اگر تعداد علامت‌های تیک‌دار روی کاغذتان به بیش از چهار رسیده، استراحتی ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای را در پیش بگیرید. لیست علامت‌های تیک‌دارتان را پاک کنید و سپس به مرحله اول بازگردید.

با استفاده از این تکنیک، به مرور زمان توانایی تمرکز بلندمدت افزایش خواهد یافت.