واگذاری کارها و مسئولیت های یک مهندس

در مطلب قبل به عنوان اصل چهارم موفقیت مهندسی به تمرکز اشاره کردم. اما حتما شما هم مثل من تجربه اش را داشته اید که گاهی به ناچار وظیفه چند شغل همزمان را به عهده می گیریم. برای این حالت دو پیشنهاد اصلی دارم.

پیشنهاد اول: تفویض اختیار به شیوه درست

پیشنهاد اول تفویض اختیار به شیوه درست آن است. کارهایتان را باید به افراد متخصص واگذار کنید. مایکل مسترسون در فصل پنجم کتاب تبدیل رویا به ثروت به ما می گوید وقتی معجزه می‌شود که فوق‌ستاره‌ها را استخدام کنید.

اگر می خواهید شغل جدیدی ایجاد و در آن کسب درآمد کنید، به دنبال نیروی متخصص باشید که به شما کمک کند نه نیروهایی که مجبور باشید وقت و انرژی خود را برای آموزش کار به آنها صرف کنید.

حتی اگر یک پروژه جدید ساختمانی می گیرید، سرپرست کارگاهی استخدام کنید که خیالتان از او راحت باشد. اینکه کاری را خودتان انجام دهید و او نظاره گر باشد معنی و مفهمومی ندارد! اگرچه پرورش استعداد و توانمندی کارکنانتان باید جزو نکات اصلی مدیریت شما باشد.

او در این کتاب می نویسد: حضور آدم های مناسب برای کمک به ساخت،اجرا و رشد کسب و کارتان، مکمل ایده و محصول خوب است. مایک صریحا میگوید: باید فوری، کارمندان بد و متوسط را اخراج کنید و به کارمندان خوب فرصت کوتاهی دهید تا خودشان را به سطح عالی برسانند و با کارمندان عالی تان خوب برخورد کنید.

از نظر نویسنده این کتاب یک کارمند عالی به اندازه سه کارمند خوب، ارزشمند است. بنابراین فردی که می خواهید استخدام کنید  باید سه ویژگی زیر را داشته باشد.

• حس فوریت

• اخلاق کاری قوی

• احترام گذاشتن به مشتریان

چه این فرد رییس و سرپرست کارگاه پروژه جدیدتان باشد، چه مدیر فروش بوتیک شما!

اگرچه مایکل تامسون پیشنهاد می کند اگر میخواهید در شغل جدیدی قدم بگذارید، صنعتی را انتخاب کنید که می شناسید.

از هیچ شروع کردن، یادگیری مهارت جدید و به دست آوردن تجربه زمان زیادی می برد. ریسکش این است که خسته شوید و دست از کار بکشید. ولی اگر کاری را که در آن تجربه  دارید، انتخاب کنید، قدم اول برای موفقیت را برداشته اید.

فرد مورد نظرتان را که انتخاب کردید

 مسئولیت هایتان را به شیوه درست به آن فرد واگذار کنید و از او گزارش بخواهید.

…

مزیت دیگر تفویض اختیار، افزایش انگیزه کارکنان است.

من به صورت عملی این تجربه را داشتم که یکی از کارکنان شرکتم که وظیفه نگهبانی روز را به عهده داشت را مسئول سفارش مصالح خاکی و سرکشی به کارگرها کردم. انگیزه این فرد که مجید نام داشت به شدت افزایش یافت و با جدیت بیشتری کارها را پیگیری می کرد. حتی در کار نگهبانی خودش نیز بهتر عمل میکرد.

…

قانون ۷۰ درصد یادتان باشد

نکته طلایی اینکه قانون «70 درصد» را به ‌کار گیرید. اگر شخص دیگری می‌تواند این کار را تا 70 درصد به خوبی شما انجام دهد، کار را به او واگذار کنید. وقتتان را برای انجام کارهای معدودی آزاد کنید که فقط از عهده شما برمی‌آید.

یادتان باشد گاهی باید علاوه بر واگذاری انجام وظیفه، مسئولیت تصمیم گیری را هم باید واگذار کنید!

….

پیشنهاد دوم: موضوع بندی روزها

بیشتر ما پروژه ها و مسئولیت های زیادی به عهده داریم که در یک زمان باید آنها را مدیریت کنیم. اینکه در طول یک روز مدام از یک کار به کار دیگر جابه جا شویم و در عین حال تمرکز بالای خود را حفظ کنیم کار بسیار مشکلی است و همانطور که قبلا هم اشاره کرده ام انرژی زیادی از ما می گیرد.

یک پیشنهاد برای تک کاره کردن خود این است که هر روز هفته را برای انجام و پیگیری یک کار در نظر بگیرید. به عنوان مثال 3 شنبه ها را به بررسی صورتحساب های مالی پروژه هایتان اختصاص دهید و یک شنبه ها را برای شغل دیگرتان وقت بگذارید. 

مایک واردی مشاور بهره­ وری از این تکنیک برای اولویت دادن به کارهایش در طول روز بهره می‌برد:

یکی از بهترین کارهایی که برای رسیدن به تمرکز بالا بر روی کارهای زیادم انجام دادم و خیلی به من کمک کرد این بود که به هر روز هفته موضوعی خاص اختصاص دهم. با این کار خود به خود به ذهنم سر نخ هایی از اولویتهای کارهایم دادم.

حالا به جای پاسخ دادن به این پرسش کلیِ “امروز باید چه کار کنم؟” از خودم پرسشی آسان تر می‌پرسم “امروز یکشنبه روز وبلاگ نویسی است، در رابطه با این کار چه فعالیتی انجام بدهم؟”

به هرحال اگرچه برای تامین هزینه های زندگی ممکن است مجبور باشید چند شغلی را انتخاب کنید اما باز هم تاکید می کنم سعی کنید در کمترین زمان (به خصوص در ابتدای راه) به یک شغله بودن برگردید.