8  نکته مدیریت زمان برای مهندسان

مهندسان در استفاده از ابزارهایی مهارت دارند که کارایی، بهره وری و عملکرد آنها را برای رسیدن به مهلت های زمانی سخت به حداکثر می رساند. مدیریت زمان برای مهندسان امری ضروری است. به ویژه زمانی که مدیریت تصمیم می‌گیرد کارهای بیشتری را با تعداد کمتر انجام دهد، ممکن است به معنای محول کردن پروژه های بیشتر به کارکنان باشد. این اتفاق باعث ایجاد فشار زمانی بیشتر و سخت‌تر کردن کار و همچنین استرس‌ بیشتر برای رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها باشد.

زمان یک منبع ثابت و با ارزش است که باید با دقت مدیریت شده تا نتایج و عملکرد بهینه شود. آیا می خواهید کارهای بیشتری انجام دهید؟ 

هشت نکته مدیریت زمان در زیر به شما کمک می کند تا بهترین استفاده را از روز خود ببرید.

۱- تفویض اختیار را یاد بگیرید (مدیریت خرد را متوقف کنید).

یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریتی موجود، قابلیت تفویض اختیار است. کنترل هر فرآیند و همیشه در همه جا بودن غیرممکن است. مسئولیت ها را به اعضای واجد شرایط تیم خود محول کنید – این کار به آنها اجازه می دهد تا مهارت های کلیدی خود را توسعه دهند و به عنوان اعضای تیم احساس قدرت کنند. 

هرچه بیشتر تفویض اختیار کنید، نتایج کمتر نگران کننده می شود. همانطور که تیم شما این مسئولیت های بیشتر را بر عهده می گیرد، می توانید بر روی تفکر بزرگ برای پروژه بعدی تمرکز کنید.

۲- قانون 80/20 را اعمال کنید.

طبق اصل پارتو، 20 درصد اقدامات باعث 80 درصد نتایج می شود. در زمینه مدیریت زمان برای مهندسان، این بدان معناست که 80 درصد از نتایج شما تنها توسط 20 درصد از اقدامات شما ایجاد می شود. بنابراین، روی مهم ترین وظایف (20 درصد) تمرکز کنید و 80 درصد باقی مانده (کم اهمیت تر) وظایف را به زیردستان محول کنید.

۳- بیشتر اوقات «نه» بگویید (یا درخواست کنید)

یادگیری “نه” گفتن می تواند سخت باشد، به خصوص اگر شما رئیس نباشید. با این حال، اگر حجم کار خیلی زیاد است یا اولویت ها نامتعادل هستند، یا مهلت زمانی جوابگوی شما نیست، به مدیر یا کارفرمایتان توضیح دهید که چرا رد درخواست آنها مهم است.

 اغلب این نه گفتن ها، منجر به دریافت برنامه ریزی زمانی مورد نیاز یا اضافه کردن کارکنان برای کمک به پروژه می شود. این اتفاق به شما کمک می کند که به کار بعدی در لیست 20 درصدی اقدامات برتر بروید.

۴- زمان خود را پیگیری کنید

 آیا واقعاً می دانید که در طول هفته چقدر کارآمد هستید؟ ردیابی زمان به منظور اندازه گیری زمان صرف شده برای فعالیت های مختلف در طول روز بسیار موثر است ابزارهایی با کاربری آسان وجود دارند که به شما امکان می‌دهند شروع و پایان کارهای خود را ثبت کنید.

گزارش‌هایی که از این داده‌های تولید می شوند، نشان می‌دهند چگونه مدیریت زمان برای مهندسان را برنامه ریزی کنید و در کجا نیاز به بازنگری دارید. 

۵- سازماندهی کنید

یک آمریکایی به طور متوسط ​​هر سال 2.5 روز را به دنبال وسایل می گردد. راه حل این مشکل در محل کار، سازماندهی و پایبندی به آن است. برای رسیدن به راه حل درست، میتوان از قانون 5s استفاده کرد!

 عبارت 5S از ابتدای ۵ کلمه ژاپنی گرفته‌شده است که هرکدام از آن‎ها تحلیل ویژه‎ای دارند و عبارتند از:

ساماندهی Seiri

پاکیزه سازی Seiso

نظم و ترتیب Seiton

استانداردسازی Sekitsu

انضباط Shitsuke

سازماندهی و در دسترس نگه داشتن همه چیز باعث صرفه جویی در وقت شما می شود که بیشتر به آن نیاز دارید. این راه کار ساده مدیریت زمان برای مهندسان عملکرده شما را به شدت بهبود می بخشد.

6- روی ابزارهای مدیریت سرمایه گذاری کنید

همانطور که مهندسین برای اتمام پروژه های خود به ابزارهای مناسب تکیه می کنند، همین کار را جهت مدیریت زمان برای مهندسان می توان انجام داد.

 ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه، جایی برای اطلاعات و ارتباطات پروژه فراهم می کند که باعث صرفه جویی در وقت مدیران پروژه و اعضای تیم می شود.

 وظایف را می توان اولویت بندی و خودکار و شفافیت کامل پروژه را در زمان واقعی ارائه کرد.

این امر نیاز به جلسات وقت گیر را کاهش می دهد. سرمایه گذاری بر روی ابزارها و تجهیزات برای بهره وری زمان بسیار مهم است 

7- جلسات عملی برگزار کنید

یکی از شاخص های مدیریت زمان برای مهندسان مدیریت جلسات است. شرکت کنندگان اکثر جلسات، حتی جلساتی که مهم هستند، با بی علاقگی به آن می نگرند! ابزارهای به اشتراک گذاری داده های مدیریت پروژه می تواند نیاز به جلسات را به حداقل برساند. با این حال، در صورت نیاز، یک دستور کار قطعی تهیه کنید، فقط پرسنل لازم را دعوت کنید و مطالب را از قبل برای آنها ارسال کنید. جلسه را با مواردی که باید اقدام شود و زمان های تعیین شده برای آن پایان دهید.

 
8- روز خود را مرور کنید

سوزان مدسن، مربی مدیریت پروژه، توصیه می کند: هر روز قبل از ترک دفتر، 5 تا 10 دقیقه را صرف بررسی لیست کارهای خود کنید. اگر به آنچه می‌خواستید رسیدید، خودتان را تشویق کنید. اگر فکر می‌کنید تلاش آن روزتان کم بوده، تصمیم بگیرید که فردا چه کاری را متفاوت انجام ‌دهید تا به آنچه می خواهید برسید.

با این شرایط  با روحیه بالا دفتر را ترک می کنید و مصمم هستید که روز بعد موضوع درست را انتخاب کنید.

ادغام این هشت استراتژی برای صرفه جویی در زمان و برنامه ریزی روزانه، چه رهبر تیم باشید و چه یکی از اعضای تیم، به شما این امکان را می دهد که در طول روز کارهای بیشتری انجام دهید، روابط تیمی را تقویت کنید و باعث می شود که کارهای بیشتری را انجام دهید.

این 8 روش راهکارهای مهمی جهت مدیریت زمان برای مهندسان است که می توان به سادگی انجام داد.