7 اشتباه مرگبار درباره مهارت های ارتباطی برای مهندسین و چگونگی غلبه بر آنها

“شیوه ای که ما از طریق آن با دیگران و خودمان ارتباط برقرار میکنیم، به طرز گسترده ای کیفیت زندگیمان را تعیین میکند.” این نقل قول باارزش، اهمیت کیفیت روابط عمومی و مهارت های ارتباطی ما با دیگران را متذکر میشود. مکالمه و طرز صحبت ما با دیگران نقش بسیار تعیین کننده ای در محل کار ما به عنوان یک مهندس دارد.

مهارت های ارتباطی چه نتایجی به دنبال دارد؟!

نتیجه ی مکالمات ما از این سه حالت خارج نیست: باعث ایجاد حس اعتماد بین طرفین میشود، باعث میشود اعتماد به تدریج از بین برود و یا در بدترین حالت حس اعتماد را به کلی نابود میکند. اگر اعتماد کاهش پیدا کند، سرعت کاهش و هزینه ها افزایش پیدا میکند. اما اگر اعتماد افزایش پیدا کند، سرعت نیز افزایش و هزینه ها کاهش پیدا میکند.

شیوه ای که ما از طریق آن با دیگران و خودمان ارتباط برقرار میکنیم، به طرز گسترده ای کیفیت زندگیمان را تعیین میکند.

در این بین هفت اشتباه رایج وجود دارد که ارتکاب آنها میتواند اعتماد و روابط خوب هر مهندس را از بین ببرد.

1- شفاف نبودن معضل اصلی مهارت های ارتباطی

اشتباه اول عدم شفافیت است. بهتر است در مکالمات کاری با مشتری یا همکاران شفاف و دقیق صحبت کنیم. باید از وارد کردن صحبت های اضافی و خارج از موضوع به بحث دوری کرد. در مورد جزئیات و ابعاد و مشخصات پروژه باید با دقت صحبت شود.

از کلی گویی بپرهیزیم. صحبت های منقطع، کوتاه و ناقص میتواند منجر به سوءتفاهم و برداشت غلط و در نتیجه عدم اطمینان مشتری بشود. اگر می خواهید به عنوان یک مهندس در آینده به این مطالب استناد کنید، حتما آنها را مکتوب نمایید.

2- استفاده از تذکرات مکرر منفی

ما مدام به مردم میگوییم میخواهیم چه کارهایی را انجام ندهند یا عملشان را متوقف کنند. برای مثال میگوییم” فردا صبح تأخیر نداشته باش و دیرتر از ساعت هفت نیا”.

راهنمایی های ما تنها در جملات منفی خلاصه میشود که در آنها نسبت به رفتار نامطلوب هشدار میدهیم. ریشه ی این عمل میتواند در کودکی و هشدارهایی باشد که والدین به ما میدادند و “نکن” های متعددی که مداماٌ آنها را میشنیدیم.

این برخورد باید اصلاح بشود و به جای آن باید موارد مطلوب، دلخواه، مثبت و مشخصی که میخواهیم به آنها عمل بشود را بیان کنیم.

3- به موقع اظهار نظر نکردن

اشتباه سوم عدم اظهار نظر به موقع و بی درنگ است. ما در بسیاری مواقع صحبت و نظرمان را به تعویق می اندازیم. در شرکت های مهندسی این امر بسیار اتفاق می افتد.

ممکن است افزایش هزینه، نیاز به تجدید حسابرسی و مواردی از این دست اتفاق بیفتند و ما در بیانشان درنگ کنیم.

بهتر است درین موارد جسارت خود را بالا برده و موضوع را به موقع مطرح کنیم.

4- عدم مخالفت

اشتباه چهارم عدم تکذیب یا مخالفت محترمانه است. زمانی که میخواهیم انتقاد یا اشکالی را در کار دیگران گوشزد کنیم باید در انتخاب کلمات بسیار محتاط باشیم.

استفاده از کلمات درست، به مهارت های ارتباطی ما کمک شایانی می کند.

برای مثال زمانی که گفته میشود” تو این کار را بسیار خوب انجام دادی، اما اگر…”  این “اما” و جمله ی شامل انتقاد که بعد از آن میاید، بار کل عبارت را منفی میکند.

این خطابیه های تکرار شونده معمولاٌ اثری منفی و پس زننده از خود به جای میگذارند و این تلقی را در شنونده ایجاد میکنند که جمله ی مثبت اولیه صادقانه بیان نشده است.

بهتر است از به کار بردن کلمات “اما”، “اگرچه” و “با این حال” خودداری کنیم و به جای آن از “و” استفاده کنیم. باید بسیار در انتخاب کلمات و نوع بیان مقصودمان دقت کنیم و این ممکن است در ابتدا سخت به نظر برسد. همچنین شفاف سازی در اینجا نیز به کار میرود.

ما به عنوان مهندس در ارتباط با کارگرها هم می توانیم ازین تکنیک استفاده کنیم.

برای مثال ما میگوییم” تو کارت را بسیار خوب انجام دادی به خاطر رعایت این و آن مورد به خصوص،  و حالا روش های دیگری وجود دارند که کمک میکنند در دفعات بعد آن را بهتر انجام بدهی.”

به این سادگی با حذف “اما” و استفاده از “و” شما اجازه میدهید که فرصت برداشت های مثبت از مکالمه به وجود بیاید و نتیجه ی مطلوب گرفته شود.

5- عدم استفاده از زبان بدن و لحن صدای مناسب

اشتباه پنجم تن صدا و زبان بدن نامناسب است. ارتباط موثر بدون در نظر گرفتن زبان بدن بی معناست.

بالا بردن دست و اشاره کردن با انگشت به سمت مخاطب، در کنار بالا بردن تن صدا و دادزدن از واکنش های احساسی و هیجانی اشتباهی هستند که باعث دور شدن اطرافیان از شخص میشوند.

باید با بالا بردن هوش عاطفی و انجام تمرینهای ارتباط موثر بر این عادات مخرب فائق آمد و از انجام آنها خودداری کرد.

زمانی که دعوا و جر وبحثی با صدای بلند در محل کار رخ میدهد، غیر از طرفین دعوا، سایر حاضرین نیز تأثیر منفی آن را دریافت میکنند.

6- متمرکز نبودن

اشتباه ششم عدم توجه متمرکز است. مهندس ها غالباٌ باید به طور همزمان به چند مسئله فکر کنند.

به این کار اصطلاحا مالتی تسکنیگ می گوبند. اما باید دقت کرد که هنگام صحبت با دیگران نمیتوان به طور همزمان به کارهای دیگر نیز پرداخت. نباید در طول مکالمه با گوشی یا لپ تاپ سرگرم بود. باید تا جای ممکن ابزارهای اضافی که موجب پرتی حواس میشوند را کنار گذاشت.

7- صریح نبودن می تواند به ارتباط موثر ضربه بزند.

اشتباه هفتم عدم صراحت و بیان مستقیم است. یک مهندس باید نظر و مقصود خود را با صراحت بیان کرده و مخاطب خود را مشخص کند.

این مورد و مورد اول جزو مهم ترین اشتباهات هستند و اگر حل بشوند هشتاد درصد مشکلات روابط کاری برطرف میشوند.

چرا این اشتباهات تکرار میشوند؟

سه دلیل عمده وجود دارد.

• یکی از آنها بی اعتنایی ست. عدم تشخیص و توجه به این اشتباهات که در طول زمان پیش رفته اند و در نتیجه عدم شناخت و طبقه بندی آنها.
• دلیل دوم جدا نشدن از عادت های قدیمی برقراری ارتباط و عدم تمایل به پیشرفت و بازبینی درین زمینه است. اما در محیط کاری امروزه کسی میتواند پیروز رقابت باشد که مهارت های ارتباطی خود را بیشتر پرورش دهد.
• دلیل سوم اعتماد به نفس پایین است. خجالت کشیدن از به چشم آمدن باعث باقی ماندن در استاندارد های پایینی میشود که مانع پیشرفت میشوند. باید ترس از فرارفتن از موقعیت فعلی را کنار نهاد تا راه پیشرفت و دستیابی به استانداردهای بالاتر باز بشود.

تمرین عملی

باید با تمرین مداوم این اشتباهات را برطرف کرد. میتوان ابتدا یکی از موارد ذکر شده را انتخاب و برای سی روز در جهت اصلاح آن تمرین کرد. سطح روابط از رابطه ی یکجانبه با خود، با تنها یک شخص و با یک جمع چندنفره متغیر است. به تدریج تمرینات میتوانند افزایش بابند تا زمانی که تمامی اصلاحات لازم در برخوردها و روابط روزانه اعمال شوند.