5 مهارت مهم ارتباط با مشتریان برای مدیران پروژه های مهندسی

چه بخواهید با مشتریان و کارفرماهایتان ارتباط خوبی برقرار کنید و یا حتی با دوستان و شریک زندگیتان رابطه بهتری داشته باشید، مهارت های ارتباطی برای رشدتان حیاتی است.

در رشد شغلی یکی از مهمترین پرامترها ارتباطات است. برای مدیران پروژه های مهندسی، کیفیت ارتباط تاثیر دو چندان دارد. زیرا پیام های ارسال شده اگر کیفیت مناسبی نداشته باشد، می تواند در نتایج پروژه تاثیر قابل توجهی داشته باشد. این پیام ها گاه به کارفرما، گاهی به تیم اجرایی و حتی گاهی به ادارات خواهد بود!

همچنین در زمان معامله با مشتری، ارتباط نقش اساسی دارد. اینکه پیام نامناسبی به مشتری داده شود و یا از مشتری به صورت نامفهوم پیام دریافت شود، ممکن است دامنه پروژه، خواسته های مشتری و حتی مشخصات پروژه را تغییر دهد!

به عنوان یک متخصص در رشته مهندسی که در زمینه مهارت های نرم مهندسی نیز فعالیت دارم، 5 مهارت مهم ارتباط با مشتری را در این مقاله مهندسانه بیان می کنم.

1- یادگیری خوب گوش دادن

در هر نوع ارتباطی چه در مورد پروژه باشد و چه در ارتباطات معمولی، باید وقت کافی برای پاسخ به طرف مقابل بگذارید. لازم است صبور باشید و به سوالات طرف مقابل کاملا گوش دهید.

اگر بتوانید مهارت صبور بودن و توجه کردن را بیاموزید، می توانید به خوبی به صحبتهای طرف مقابلتان گوش دهید. اگر تمرکز خودتان را از دست دهید، همه چیز خراب می شود. به ویژه زمانی که کارفرما یا مشتری، خواسته هایش را بیان می کند! در این هنگام ممکن است کاملا نیازهای او را درک نکنید و همین باعث می شود کار به درستی انجام نگیرد!

2- مکتوب کردن صحبت ها

در همه ارتباطات به ویژه ارتباطات مهندسی، صحبت های شفاهی به احتمال فراوان فراموش می شود. بنابراین لازم است بلافاصله بعد از شروع به صحبت کاغذی بیرون بیاورید و نکات مهم را یادداشت کنید. در رشته های مهندسی، بهتر است همیشه اسناد مختصر اما دقیقی به صورت مکتوب داشته باشید. این اسناد دو کاربرد دارد. کاربرد اولش این است که صحبت ها فراموش نخواهد شد و کاربرد دیگرش استناد کردن به آنهاست!

این اسناد مختصر می تواند به عنوان یادداشت و یا دستورالعمل برای هر فردی استفاده شود. از طرف دیگر بهتر است پس از پایان گفتگو، این موارد را با مشتریان و دیگر مخاطبین هم به اشتراک گذاشت تا محل اختلافی وجود نداشته باشد.

همچنین یادتان باشد به عنوان مهندس باید برای شخص غیر فنی نامه بنویسید، مگر در مواردی که مشتری شما خودش کاملا فنی است! استفاده بیش از حد از اصطلاحات فنی می تواند پیام را به صورت نامفهوم به طرف مقابل منتقل کند

3- ترجمه صحبتهای فنی

مهندسان برای بیان خواسته ها و بازخورد گرفتن از مشتریان، باید با آنها ملاقات کرده و سپس درخواست های مشتریان را به زبان فنی به تیم اجرایی خود اعلام کنند.

از طرفی، هنگاهم مکالمه با مشتری، اصطلاحات فنی مفید نخواهد بود. زیرا طرفین گفتگو تخصص مشابهی ندارند! برعکس آن زمانی که دستورالعمل ها به همکاران گفته می شود باید کاملا فنی باشد!

پس مهندسین به ویژه مدیر پروژه نقش یک واسطه را بازی می کند که به عنوان پلی بین تیم اجرایی و مشتری عمل خواهد کرد. اگر می خواهید به عنوان مدیر پروژه موفقی باشید، باید بتوانید این نقش را به خوبی ایفا کنید!

مهندسان برای یادگیری خواسته ها و بازخورد گرفتن باید با مشتریان ملاقات کنند و سپس این اطلاعات را به تیم های خود برگردانند و به زبان فنی برگردانند.

این مهارت به صورتی است که اغلب مدیران و مشتریان به دنبال آن هستند!

4- ارائه سخنرانی ها و صحبت های عمومی

اگر به رده های بالای مدیریتی بروید و به عنوان مدیر پروژه انتخاب شوید، مرتبا باید در جمع صحبت کنید. این صحبت ها الزاما در جمع های هزار نفره نیست! منظور من این است که با افراد متفاوتی با مهارت های متفاوت باید حرف بزنید! ممکن است با مشتریان خود، یا کارمندانتان جلسات گروهی زیادی برگزار کنید!

هر کسی در برابر صحبت در مقابل یک گروه، اضطراب و تنش و خجالت دارد. این نگرانیها باید برطرف شود و زیرا در غیر این صورت ممکن است از پاسخ دهی مناسب به مخاطبین عاجز بمانید!

اضطراب و ترس در سخنرانی، اغلب مانع صحبت واضح و روشن می شود. به خصوص در پروژه های مهندسی که باید به وضوح مطالب مشخص شود.

5- فروش ایده ها و تخصص شما

هیچ کس نمی خواهد بگوید که مهندسان باید مانند یک فروشنده عمل کنند. وظیفه شما به عنوان مهندس، بازاریابی و تبلیغ نیست اگر چه در مواردی که خود مالک پروژه باشید، این وظیفه هم به شما تعلق میگیرد.

اما نکته مهم این است که به هر حال مهندسان باید بتوانند ایده یا مفهوم اجرایی کار را به مشتری بفروشند! نه تنها مشتری، باید این اتفاق برای ارتباط با همکاران و مدیران سطح بالاتر شما هم رخ دهد!

به عنوان مثال هنگام ارائه طرح پروژه به تیم، بحث ها و سوالات زیادی پرسیده می شود! شما به عنوان مدیر پروژه باید بتوانید این نگرانی ها را برطرف کرده و ایده های خودتان به آنها بفروشید!

در شرایط رقابتی تر کنونی، این مهارت به شدت نیاز است. چون طرح های زیادی به کارفرما ارائه می شود و او باید طرحی را انتخاب کند که حس بهتری به آن داشته باشد.

ارتباطات برای موفقیت در مهندسی حیاتی است

اگرچه ارتباط شفاهی ابزاری اساسی در ارتباطات است، اما در حوزه مهندسی ارتباطات کتبی به مراتب مهتر هستند! ارتباط مناسب نه تنها به پشتیبانی تیمها و افزایش بهره وری کمک می کند، بلکه منجر به کار با کیفیت بالاتر و پروژه های موفق تر و مشریان راضی تر خواهد شد.

اگر از این نکات به خوبی استفاده کنید، می توانید در بازار مهندسی شرکت مطلوبی برای مشتریان خود باشید!