3 کلید ارتباطات موثر برای مهندسان موفق

“هنر ارتباط، زبان رهبری است” – جیمز هیومز

آیا شما یک ارتباط دهنده موثر هستید؟ یکی از چرخ های اصلی مهارتی ارتباط موثر داشتن است! در این مقاله 3 کلید ارتباطی به شما مهندسین معرفی می کنیم. این کلیدهای ارتباطی ساده اما موثر هستند. یادتان باشد در عین سادگی نیاز به تمرین خوب دارد!

قبل از پاسخ دادن به این سوال یک لحظه مکث کنید.

اگر غریزه شما این است که «بله» بگویید، اجازه دهید یک سوال دیگر بپرسم: آیا کسانی که با آنها کار می کنید معتقدند که شما یک ارتباط دهنده موثر هستید؟

شاید ارزش این را داشته باشد که از آنها بپرسیم! اگر آنها با شما صادق باشند، حتی اگر خوب کار کنید، فرصت هایی را با شما به اشتراک خواهند گذاشت تا رویکرد ارتباطی خود را بهبود بخشید.

از بسیاری جهات، ارتباط موثر کلید بزرگی برای موفقیت شخصی و حرفه ای شماست. (البته ما ایرانی از کلید خاطره خوشی نداریم!) بنابراین اجازه دهید سه کلید ارتباط موثر را با شما به اشتراک بگذارم که می تواند به شما در حرفه مهندسی کمک کند!

1. ارتباطات را ساده کنید. این کلید ارتباطات است

“همه چیز را تا حد امکان ساده کنید، اما نه ساده تر.” ~  آلبرت انیشتین

مهندسان روی محصولات، فرآیندها و سیستم‌های بسیار پیچیده کار می‌کنند. بسیاری به دنبال یادگیری و به کارگیری دانش فنی و تخصصی عمیق می‌روند. آن‌ها باید زبان‌های نرم افزارها و آئین نامه های جدید را یاد بگیرند، جزئیات فنی پیچیده را درک کنند و آن‌ها را در چیزی که برای کاربران نهایی عالی است، کنار هم قرار دهند.

اما نکته اینجاست:  خارج از تیم فنی خود، بحث فنی را کنار بگذارید.

ارتباط خود را ساده کنید. کلید ارتباط، ساده کردن آن است!

اغلب شما نیاز دارید که با هم ارتباط برقرار کنید و حتی ایده ها و ابتکارات خود را “بفروشید”.  شما باید توضیح دهید که چرا کاری که انجام می دهید، مهم است و آن را به نیازهای تیم، بخش، سازمان و مشتری مرتبط کنید.

شما باید از تیم های دیگری که به کمک نیاز دارید، استفاده کنید.

اگر کاری را که شما انجام می دهید و اهمیتش را ندانند، هیچ کس برای کمک کردن اهمیتی نخواهد داد و اگر آنچه را که با آنها به اشتراک می گذارید ساده نکنید، متوجه نمی شوند.

از قیاس‌ها، استعاره‌ها، داستان‌ها، نمودارهای ساده‌شده یا نمونه‌های اولیه استفاده کنید – هر کاری که لازم است انجام دهید تا آن چیزی که لازم است با دیگران از کار شما بدانند، به اشتراک بگذارید.

ممکن است کلیشه ای به نظر برسد، اما صحبت کنید (مخصوصاً وقتی با پرسنل غیر فنی صحبت می کنید) مثل اینکه دارید چیزی را برای یک دانش آموز کلاس پنجم توضیح می دهید.

اگر ارتباطات شما ساده بماند، شما و آنها خیلی بیشتر با هم ارتباط خواهید داشت و به مشتری دایمی شما تبدیل خواهند شد. ممکن است انجام این کار سخت باشد، اما قول می دهم ارزشش را دارد.

پس اولین کلید ارتباط را یافتیم! برویم سراغ دومین کلید ارتباط!

2.  سوالات خوب بپرسید

“بدون یک سوال خوب، یک پاسخ خوب جایی ندارد.” ~ کلیتون کریستنسن

برای اینکه به سراغ دومین کلید ارتباط برویم، بیایید یک قدم به عقب برگردیم و به یاد بیاوریم که ارتباط موثر فقط یک طرفه نیست. ارتباط موثر در مورد درک کردن و درک شدن است.

این جمله به این معنی است که شما باید بیشتر از اینکه خودتان چیزها را توضیح می دهید، انجام دهید. همچنین برای درک دیگرانی که با آنها کار می کنید باید سوالات خوبی بپرسید.

یکی از مربیان من مرتباً می‌گفت: «سوال بهتری بپرس، جواب بهتری بگیر.

شما انواع مختلفی از سوالات را در موقعیت های مختلف می توانید بپرسید.

گاهی اوقات شما نیاز به یک پاسخ قطعی دارید و باید یک سوال بله یا خیر بپرسید. اینها جای خود را دارند

اما اغلب قوی‌ترین مکالمات با پرسش‌های باز ادامه می یابند. سوالاتی که پاسخ درستی ندارند، اما باعث می‌شوند افراد مکث کنند، فکر کنند، فکر کنند و پاسخ‌هایشان را پردازش کنند.

هنگامی که پاسخی دریافت کردید، می توانید با آنها عمیق تر شوید. بپرسید. چرا؟

 سوالات روشنگرانه بپرسید. از آن ها بخواهید درباره چیزهایی که با شما به اشتراک می گذارند و نحوه ارتباط آن با چیزهای دیگر بیشتر توضیح دهند. تکرار کنید و خلاصه کنید تا مطمئن شوید متوجه شده اید.

اتفاقا وقتی سؤالات عالی می‌پرسید و درباره چیزهایی که دیگران به آن اهمیت می‌دهند بیشتر یاد می‌گیرید، مطالبی که با دیگران به اشتراک می گذارید می‌تواند ساده‌تر، مستقیم‌تر و مفیدتر باشد. زیرا می‌توانید ارتباط بیشتری با آنچه که باید بگویید و آنچه دیگران نیاز دارند، برقرار کنید.

3.  گوش کن – واقعاً گوش کن

“وقتی مردم صحبت می کنند، کاملا گوش کنید. اکثر مردم هرگز گوش نمی دهند.» ~ ارنست همینگوی

گوش دادن برای من سخت است. شاید برای شما هم سخت باشد. اما سومین کلید ارتباط همین مهارت گوش دادن است!

چند سال پیش، کاری به نام بررسی 360 درجه در محل کارم انجام دادم. بازخوردی در مورد عملکرد، رویکرد کار تیمی/رهبری و نقاط قوت/ ضعف خود دریافت کردم. این بازخورد از سوی افرادی که مدیریت می‌کردم، همکاران و مدیران خودم بود.

موضوع واضح و مشخص بود – من خوب گوش نکردم. من حرف مردم را قطع کردم. من به جای گوش دادن و در نظر گرفتن آنچه دیگران می‌گفتند، با ایده‌های خودم پیش رفتم.

شنیدن این درد، اما برای من نقطه عطفی بود. این اتفاق در محل کار و خانه تکرار می شد! (همسرم تأیید کرد که این اتفاقات در خانواده ما نیز رخ داده است).

در گوش دادن قدرت وجود دارد. شما به دلیلی دو گوش و یک دهان دارید.

هنگامی که مردم با شما صحبت می کنند، سایر عوامل حواس پرتی را ببندید، به چشمان آنها نگاه کنید و با تمام وجود با آنها باشید.

صحبت های زیادی در مورد “گوش دادن فعال” وجود دارد – این عالی است.

اما دکتر استفان آر. کاوی در مورد “گوش دادن همدلانه” صحبت کرده است که حتی بهتر از گوش دادن فعالاست! این کار نه تنها در مورد گوش دادن با گوش خود به آنچه مردم می گویند است، بلکه گوش دادن با چشمان (زبان بدن) و قلب شما (احساساتی که دارید و ممکن است آنها داشته باشند) است.

 وقتی بتوانید این کار را انجام دهید، می‌توانید ببینید که می‌توانید ارتباط عمیق‌تری با آنها برقرار کنید و در نتیجه سطح ارتباطی که با یکدیگر دارید را تسریع کنید.

وقتی مردم با شما صحبت می کنند، واقعاً به آنها گوش دهید. شگفت انگیز است که وقتی شما این کار را می کنید چه اتفاقی می افتد.

فعالیت و تمرین: اقدامات جاه طلبانه انجام دهید

خب، وقت آن است که مهارت های ارتباطی خود را تمرین کنید! ما بر گوش دادن همدلانه تمرکز خواهیم کرد. در اینجا فعالیتی وجود دارد که می توانید انجام دهید:

• با یک نفر دیگر دور هم جمع شوید.
• از او بخواهید یک تجربه اخیر را توصیف کنند یا به سؤالی پاسخ دهند، مانند:
  • آیا می توانید درباره زمانی به من بگویید که واقعاً ترسیده، متعجب یا خوشحال بودید؟
  • آیا می توانید دستاوردی را که به آن افتخار می کنید به اشتراک بگذارید؟
  • به من در مورد یک تجربه از بزرگ شدن بگویید.

• آنها سه تا پنج دقیقه صحبتهایشان را با شما به اشتراک خواهند گذاشت.
• وظیفه شما فقط گوش دادن است. بدون وقفه یا سوال در آن مدت.
• تماس چشمی برقرار کنید و سعی کنید احساسات زیربنایی آنها را به هنگام اشتراک گذاری درک کنید.
• پس از اینکه آنها با شما به اشتراک گذاشتند، دو تا سه دقیقه فرصت دارید تا آنچه را که شنیده‌اید و احساس کرده‌اید بازتاب داده و به اشتراک بگذارید.می توانید از عباراتی مانند:
  • “به نظر می رسید که شما در هنگام وقوع (رویداد) احساس کردید (احساس را وارد کنید). درست است؟”
• احساسی را که در مورد آنچه به اشتراک گذاشته اند را بپذیرید.نیازی به تجزیه و تحلیل بیشتر نیست، فقط احساساتی را که برگرفته اید بشناسید.
• طرف را عوض کنید و تکرار کنید.
• پس از اتمام، با هم شرح دهید. با هم چه چیزی یاد گرفتید؟چه چیزی سخت بود؟ اکنون چگونه سعی می کنید متفاوت گوش کنید؟

این کار احتمالاً ناخوشایند و ناراحت کننده به نظر می رسد. خب – به هر حال این کار را انجام دهید. اینکار می تواند یک تجربه تحول آفرین و تقویت کننده روابط باشد.