3 روش مهم برای ارتباطات در مهندسی

براي اين كه ارتباطات در مهندسی شکل بگیرد و پل ارتباطي بين محتوای پیام و تأثير عاطفي مؤثر باشد، بايد متوجه باشيد كه چقدر مهم است مخاطب پيام شما را به درستي دريافت كند. چه كاري مي‌توانيد بكنيد تا پيام‌تان دقيقا همانطور كه مد نظر داريد دريافت شود و گيرنده واكنش مثبتي داشته باشد و مطابق ميل شما رفتار كند؟

 اين هدف يك كوه مرتفع و در عين حال قابل صعود است!

بر اساس دقت اطلاعات منتقل شده به افراد است كه مي‌توان درباره كيفيت ارتباطات در مهندسی قضاوت كرد. اگر همه مخاطبين پيام را به درستي درك نكنند آن ارتباط فايده‌اي ندارد. درك دقيق را نبايد با موافقت اشتباه گرفت.

ارتباطي كارا است كه تضمين كند همه افراد با اطلاعاتي برابر و سازگار سروكار دارند. كارايي ارتباط عبارت است از درك متقابل، ولي لزوما به توافق دوجانبه منتهي نمي‌شود.

علاوه بر توانايي ارائه‌دهنده براي ارائه پيام، سه عامل مهم ديگر روي انتقال دقيق اطلاعات تأثير مي‌گذارند.

1. توانايي مخاطب براي پردازش پيام

2. تمايل مخاطب براي پردازش اطلاعات

3. درك دقيق مخاطب از پيام 

توانايي گيرنده (مخاطب)

توانايي عبارت است از مهارت‌هاي شنيدن، دانش كلي، تجربه مرتبط، و هوش مخاطب و برخورداري از ملاك‌هاي واقعي.

در واقع شما تأثير چنداني روي پردازش پيام توسط مخاطب نداريد. با اين كه مي‌توانيد به او آموزش دهيد يا براي افزايش دانش وي منابع آموزنده‌اي معرفي كنيد، نمي‌توانيد مجبورش كنيد كه به پيام شما گوش دهد يا تحليلش كند.

در واقع امروزه در جهان كمتر از همه مهارتها روي مهارت‌هاي گوش دادن كار مي‌شود و ممكن است مخاطبين شما شنونده‌هاي خوبي نباشند. بارها گفته شده كه «بيشتر ما در حقيقت گوش نمي‌دهيم؛ فقط منتظر مي‌مانيم تا حرف بزنيم.» ارتباطات در مهندسی به گوش کردن موثر به شدت وابسته است.

هر چند روي الگوهاي شنيدن خود، كنترل كامل داريد، توانايي شنيدن و درك پيام توسط طرف مقابل كاملا تحت كنترل خودش است.

با اين كه نمي‌توانيد تأثيري روي گوش دادن ديگران بگذاريد، مي‌توانيد يك سري كارهاي خاص را انجام دهيد تا ارتباط‌تان بيشتر «مخاطب‌پسند» باشد. روش ارائه، مديريت محيط فيزيكي، و توجه كردن به فشارهاي زماني همگي ديگران را تشويق مي‌كنند كه پيام شما را با دقت پردازش كنند.

روش ارائه

به طور كلي پذيرفته شده است كه افراد اطلاعات را به سه روش اصلي پردازش مي‌كنند.

• بصري: با آنچه مي‌بينند

• سمعي: با آنچه مي‌شنوند

• حركتي: با آنچه انجام مي‌دهند يا فعالانه درگيرش مي‌شوند

افراد اطلاعات را به شيوه‌هاي مختلف ياد مي‌گيرند و بايد براي پرداختن به هر سه اين عوامل مهارت‌هاي ارتباطي خود را گسترش دهيد. به جهت ارتباطات در مهندسی ارائه اطلاعات را تنها به يك روش محدود نكنيد.

يكي از تله‌هاي معمول ارتباطي كه مهندسین در آن مي‌افتند، اين است كه فكر مي‌كنند همه افراد اطلاعات را به يك صورت پردازش مي‌كنند. يكي از خطاهاي خيلي رايج اين است كه فكر كنيم هر كس اطلاعات را دقيقا مشابه ديگري پردازش مي‌كند. شايد اگر اين حرف درست بود اوضاع خيلي ساده‌تر مي‌شد.

همه ما گاهي باور داريم كه اگر همه مثل ما بودند دنيا جاي بهتري مي‌شد. واقعيت اين است كه اين طور نيست! بايد بفهميد كه افراد با هم متفاوتند.

براي مثال بيشتر مهندسها خيلي خوب مي‌توانند اطلاعات بصري را پردازش كنند. كلمات مكتوب يا ارائه‌هاي بصري بخش عمده برنامه آموزشي، دوره تحصلي، و ارتباطات روزمره شما هستند. جداول، گراف‌ها، شماتيك‌ها، فلوچارت‌ها، و غيره نمونه‌هايي از اطلاعات ارائه شده به سبك مورد علاقه شما يعني روش بصري‌اند.

اگر گمان كنيد همه اطلاعات را به شيوه بصري مشابه دريافت مي‌كنند ناگزير دچار مشكلات ارتباطي مي‌شويد. در صورتي كه با مدير، مشتريان، و كارمندان ساير بخش‌هاي سازمان و حتي ساير مهندسین تعامل داريد، ممكن است اطلاعات را طوري انتقال دهيد كه بيشترين بازدهي را براي خود شما داشته باشد نه آنها.

كساني كه به شيوه سمعي يا از طريق شنوايي اطلاعات را دريافت مي‌كنند ممكن است نتوانند اطلاعات نوشتاري را به صورت كارآمد بفهمند. ممكن است تصوير گيج‌شان كند؛ چنين افرادي بايد اطلاعات را بشنوند.

افراد بصري مهارت‌هاي قوي شنوايي براي محاسبات، يادداشت‌برداري يا انجام تحقيقات براي درك همه اطلاعات را ندارند.

شايد بعضي‌ها نياز داشته باشند كه براي پردازش پيام شما مشاركت فعالانه داشته باشند. حتي كساني كه اطلاعات را بصري دريافت مي‌كنند هم ممكن است هميشه نتوانند ارائه‌هاي تصويري خيلي پيچيده را درك كنند.

برخي اشخاص همه اين سه روش را به شيوه منحصر به فرد خود تركيب مي‌كنند. حتي در ميان مهندسین قوی هم سبك‌هاي ارتباطي ممكن است اختلاف فاحشي با هم داشته باشند. 

ارتباطات در مهندسی به شدت می تواند روی عملکرد شما تاثیر بگذارد.