هفت قانون اساسی برای برگزاری جلسه موثر در شرکت های عالی

چند وقت پیش در جلسه‌ای شرکت کردم که خیلی مفید بود؛ با اینکه طولانی بود، اما به هدفی که داشتیم، رسیدیم. در این جلسه تصمیمات مهمی گرفتیم، در مورد مسئولیت‌های همه افراد صحبت کردیم و در حالی جلسه را ترک کردیم که هر کسی که در جلسه بود دقیقا می‌دانست چه کاری باید انجام دهد. فکر می‌کنم همه اعضای شرکت‌کننده حس کرده‌ بودند که زمان مفیدی را در آن جلسه گذرانده‌اند، اما همیشه هم اینطور نمی‌شود و جلسه خوبی نداریم. تا به حال به روش‌های برگزاری جلسه موثر فکر کرده‌اید؟ اینکه چطور می‌شود یک جلسه داشت و در نهایت همه با خوشحالی و حس مفید و موثر بودن جلسه را ترک کنند؟

اگر میخواهید مدیری در زمینه ساخت و ساز باشید حتما با جلسات زیاد سر و کار خواهید داشت.

سایت همرو به بررسی این موارد میپردازد.

قوانینی برای برگزاری جلسه موثر

متاسفانه خیلی از جلسات شرکتی به این خوبی پیش نمی‌روند و فقط زمان افراد تلف می‌شود. اما خبر خوب این است که می‌توانید کیفیت این جلسات را ارتقا دهید. همانطور که در کتاب «جلسات بدون شکست» نوشته شده است، جلسات موثر می‌توانند کارآمدی تیم را چند برابر کنند. به همین خاطر هم در اینجا به هفت قانون برای برگزاری جلسه موثر اشاره می‌کنیم:

1- جلسه موثر میخواهید؟ اول قانون تعیین کنید

اولین قانون برگزاری جلسه موثر و خوب، داشتن قانون برای برگزاری جلسات است. جلسات خوب سر موقع شروع می‌شوند و به پایان می‌رسند. اگر دیر شروع کنید حق افرادی که به موقع حضور یافتند را ضایع کرده و به نفع افرادی که دیر آمدند کار می‌کنید که این خود مشکل را بدتر می‌کند. افراد یاد می‌گیرند که از این به بعد دیر بیایند چون می‌دانند که تا زمانی پس از ساعت اعلام شده برای شروع جلسه هیچ اتفاق خاصی نمی‌افتد.

اگر دیر جلسه را تمام کنید هم باعث خستگی شرکت‌کنندگان می‌شوید. مردم کار دارند و دیر تمام شدن جلسه ممکن است با سایر کارهایشان تداخل پیدا کند. پس همانطور که جلسه را به موقع شروع می‌کنید، به موقع هم به پایان برسانید. اگر بدانید که باید زمان پایان و شروع جلسه را رعایت کنید، خیلی از کارها را در بازه زمانی تعیین‌شده انجام می‌دهید.

2- دستور جلسه ایجاد کنید

هیچ جلسه‌ای نباید بدون دستور جلسه باشد. اگر جلسه آنقدرها هم مهم نباشد که بخواهید برایش دستور جلسه بنویسید، پس آنقدرها هم اهمیت ندارد که شرکت‌کنندگان در آن شرکت کنند. برگزارکنندگان جلسه باید در مورد موضوع مورد بحث و روند پیشرفت جلسه فکر کنند.

به نظر می‌رسد بد نباشد که با مروری بر جلسه گذشته شروع کنید و هر جلسه‌ای را با دو چیز تمام کنید: اول، مروری بر مسائلی که بر سر آن توافق کردید و دوم، تعیین تاریخ برگزاری جلسه بعدی. دستور جلسه باید قبل از برگزاری جلسه پخش شود تا شرکت‌کنندگان بدانند که قرار است که در جلسه چه اتفاقی بیافتد و چه آمادگی‌هایی برای شرکت در جلسه لازم است.

3- جلسه موثر یعنی نتیجه مورد انتظار را بیان کنید.

سومین قانون در برگزاری جلسه موثر درباره اهمیت بیان انتظارات از جلسه است. به عنوان برگزار کننده جلسه باید بدانید که دقیقا چه نتیجه‌ای از جلسه انتظار می‌رود. اگر ندانید که هدف چیست، پس چگونه انتظار دارید که موقعیت خود را در رسیدن به آن هدف بدانید؟ بهتر است که نتیجه مورد انتظار را در کارت دعوت به جلسه مطرح کنید و مجددا در شروع جلسه آن را عنوان کنید.

مثلا بگویید «هدف این جلسه بررسی محصولات جدید و تصمیم‌گیری در مورد این است که تولید کدام محصول را ادامه دهیم» یا «هدف از این جلسه مرور نتایج اجرای پروژه x و تعیین گام‌های بعدی برنامه راهبردی‌مان است.» وقتی نتیجه مورد نظر شفاف باشد، شرکت‌کنندگان با همکاری با هم به آن نتیجه رسیده و این موضوع از منحرف شدن جلسه جلوگیری می‌کند.

4- مروری بر جلسه گذشته داشته باشید

این کار باعث یادآوری مسائل جلسه قبلی به افراد حاضر در جلسه شده و به کسانی که در جلسه قبلی نبوده‌اند هم کمک می‌کند که خود را به سایر افراد برسانند. از فرد مسئول در مورد اقداماتی که در راستای پیشرفت اهداف جلسه انجام شده است هم گزارش بگیرید. جلسه دقیقا مثل کلاس درس است. در کلاس درس هم زمانی می توانید یادگیری بیشتری داشته باشید که مرور انجام دهید. پس هر چه مرور بیشتر باشد، جلسه موثر تر خواهد بود.

این کار سبب می‌شود تا افراد بفهمند که باید وظایف خود را به انجام برسانند. صحبت در مورد انجام وظایف و پیشبرد هدف در جلسه و در برابر همکارانشان به افراد انگیزه به انجام رساندن کار را می‌دهد.

5- صورتجلسه کتبی ارائه دهید

حتی اگر جلسه دو شرکت‌کننده داشته باشد صورتجلسه بنویسید. البته نیاز به نوشتن تمام جزئیات نیست. تنها تصمیمات کلیدی و کارهای انجام شده کفایت می‌کند. تصمیمات را بنویسید تا از سوتفاهم جلوگیری شود.

کارهای انجام شده را بنویسید تا مسئولیت هر شخصی مشخص شود و پیشرفت کار را بسنجید. صورتجلسه یک کار عبث و اضافی نیست. بلافاصله پس از اتمام جلسه صورتجلسه را پخش کنید تا شرکت‌کنندگان نکات اصلی را مرور کرده و در حافظه داشته باشند و بدانند که چه انتظاری از آن‌ها می‌رود.

6- کارهای که باید انجام شود را شفاف‌سازی کنید

در انتهای جلسه کسی که صورت جلسه برمی‌دارد، فهرست کارهایی که باید انجام شود را بلند و در قالب خاص بخواند. مثلا «چک کردن قرارداد تدارکات با مسئول فروش» یا «تماس گرفتن با آقای محمودی و دریافت میزان بازدهی اخیر.»

باید مشخص کنید که از هر فرد چه انتظاری می‌رود. یعنی دقیقا کاری که فرد باید انجام دهد مثل تماس گرفتن، نوشتن گزارش یا ارائه را مشخص کنید، نه فرایند انجام کار را. برای هر کار یک نفر را مسئول کنید. یک کار را به چند نفر نسپارید. همچنین یک تاریخ تحویل تعیین کنید و از فرد بخواهید که متعهد شود که در آن تاریخ کار را تحویل دهد. واقع‌بین باشد و همه چیز را ثبت کنید.

حتما باید خلاصه برداری جلسات را برای خودتان هم انجام دهید.

7- زمان جلسه بعدی را معین کنید

وقتی همه درکنار هم جمع هستند، این کار را انجام دهید نه بعد از آن. پس از فرصت استفاده کنید و زمان جلسه بعدی را در همین جلسه تعیین کنید تا حداقل این کار از دوشتان برداشته شود.

ارتقای کیفیت برگزاری نشست نیاز به تلاش دارد. هر ازگاهی از خود بپرسید «چگونه می‌شود جلسه موثر تر باشد؟» و با خودتان صادق باشید. در هر جلسه منابع زیادی استفاده می‌شود، پس هر چه کارآمدتر باشد بازدهی بیشتری به دنبال دارد.

شما برای برگزاری جلسه موثر از چه قوانینی استفاده می‌کنید؟