مهندسانی که پروژه های پیچیده را مدیریت می کنند بخوانند!

تحویل پروژه ها به موقع، با بودجه و استاندارد بالا چالشی است که بسیاری از مهندسان با آن روبرو هستند.

کایران داک، نویسنده مجموعه ابزار پروژه پیچیده ، 25 سال تجربه در تحول سازمان ها و به عنوان مشاور و مربی رهبران ارشد پروژه های پیچیده دارد. او گفت که ماهیت مدیریت پروژه به همراه خود پروژه ها در حال تحول است.

ماهیت پیچیدگی در حال تغییر است. پیچیدگی قبلاً ناشی از تلاش کردن برای ایجاد هماهنگی و کنترل تعداد زیادی از منابع برای ساخت سازه های بزرگ بود .

«اما پس از آن مفهوم پیچیدگی به مشکلات فنی بیشتری همانند ساخت و ارائه سیستم‌های رایانه‌ای جدید بر اساس مفاهیم جدید تغییر کرد. اکنون با دسترسی آسان به قابلیت های جهانی، دیگر درک ما از ماهیت فنی مشکل نیست و یک محدودیت به شمار نمیاید.”

داک، یک مهندس کامپیوتر است که به مشاور تبدیل شده، گفت: مشکل اصلی که او امروز می بیند این است که پروژه ها اغلب توسط طیف وسیعی از نظرات مختلف هدایت می شوند.

او گفت: «نظرات مختلف می‌تواند از طرف گروه‌های کوچک و زیادی باشند که تأثیر نامناسبی بر جدول زمانی پروژه دارند، و یا دیدگاه‌های مدیریتی متفاوت در مورد بهترین رویکرد برای نوآوری وجود دارد».

به جای تمرکز بر کنترل و پیش بینی پذیری، انعطاف پذیر و سازگار بودن نیاز است.

این ویژگی در مورد یافتن تعادل بین حفظ فضا برای بررسی گزینه‌ها و یافتن راهی برای انجام کارها حتی زمانی که شفافیت کامل وجود ندارد، به عنوان نیاز اساسی مطرح می شود.

این تمایل به احساس و پاسخ دادن به آنچه در اطراف شما رخ می دهد، موجب بازنگری در رویکرد مسیر فعلی است که کار نمی کند. این یک روش جدید کار است که هم احتمال موفقیت پروژه را بهبود می‌بخشد، هم تجربه همه افراد درگیر را افزایش می‌دهد.

تامل در چالش ها

داک با نگاهی به دوران حرفه ای خود گفت که پروژه چند میلیارد دلاری برای طراحی و ساخت قطارهای جدید در یک دهه پیش برجسته بود.

«برنامه عقب‌تر از برنامه زمانی اجرا می‌شد. اما در یک بازه زمانی کوتاه، ما توانستیم هم ماهیت تنگناها را شناسایی کنیم و هم اینکه چه چیزی باعث تأخیر شده است.

“بزرگترین ناامیدی برای سازنده قطار، تعداد دفعات مورد نیاز برای ثبت نام بود. بزرگترین ناامیدی برای مشتری، تعداد دفعات مورد نیاز برای ثبت نام بود. با این بینش، تعاملات پروژه را دوباره طراحی کردیم تا مشارکتی و مولدتر باشد.»

داک گفت که ایجاد اعتماد یکی از بزرگترین چالش ها است.

او گفت: «به‌عنوان یک فرد خارجی که وارد پروژه می‌شوم، دو ماه اول را صرف انجام قولم کردم، و نشان دادم که برای نتیجه حضور دارم و مردم می‌توانند به من اعتماد کنند.»

“در این پروژه برخی ازمدیران وظایفی را برای من تعیین کردند که برای آزمایش من در آینده طراحی شده بود تا ببینند آیا من برای شرایط سخت آماده هستم یا خیر.”

“شما باید کنجکاو و به دنبال چیزی متفاوت باشید، بپرسید چرا هر چیزی اینطور است.”

مشاوره مدیریت پروژه برای مهندسان

داک سه بخش کلیدی برای مشاوره برای مهندسانی دارد که در یک پروژه پیچیده در مدیریت پروژه هستند.

او گفت: “اول، کنجکاو باشید: پیچیدگی ظاهر شده و همیشه در حال تغییر است.”

“شما باید کنجکاوی داشته و به دنبال چیزی متفاوت باشید، بپرسید چرا چیزی اینطور است. خوشبختانه، این تمرکز بر دانستن مطالب جدید و یادگیری به طور طبیعی برای مهندسان ایجاد می شود.

توصیه دوم او این است که “دانش را رها کنید” و فکر نکنید که به عنوان یک مهندس، منبع ارزش شما دانستن پاسخ درست است. چون پارادایم درست و غلط در حال تغییر است!

او گفت: «همانطور که وارد پیچیدگی می‌شوید، متوجه می‌شوید که «درست- اشتباه» یک پارادایم بی‌اثر است و «بهتر-بدتر» یک چارچوب بهتر است.

«درست- اشتباه» یک پارادایم بی‌اثر است و «بهتر-بدتر» یک چارچوب بهتر است.

برای اینکه مهندسان در این محیط حضور داشته باشند، ابتدا باید تلاش برای دانستن پاسخ را کنار بگذارید و به دنبال پاسخ در دیگران بگردید. مهم‌تر این است که بتوانید سؤالات خوبی بپرسید و با دقت به آنچه که پاسخ در مورد آن شخص و خودتان نشان می‌دهد گوش دهید.»

در نهایت، او به ایجاد یک تیم قوی در اطراف شما اعتقاد دارد، زیرا وقتی صحبت از پروژه های پیچیده می شود، هیچ فردی نمی تواند کل سیستم را ببیند.

«به دنبال درخشش در دیگران باشید و به بهترین افراد دلیلی بدهید تا با شما بگردند. به آنها حس هدفمندی بدهید یا حداقل حس شوخ طبعی را به ارمغان بیاورید.»

نکات برتر کایران داک:

کنجکاو باشید و آماده باشید که بپرسید چرا چیزی اینطور است
تلاش برای دانستن همه پاسخ ها را رها کنید و متوجه شوید که «بهتر-بدتر» پارادایم مؤثرتری نسبت به «درست- اشتباه» است.
یک تیم قوی در اطراف خود بسازید

مهندسانی که پروژه های پیچیده را مدیریت می کنند بخوانند!