9 نکته مهم برای بهبود معاشرت که به شبکه سازی مهندسی منجر میشود

اگر می خواهید در زندگی شخصی و کاری خود موفق باشید، با افراد زیاد و موفق معاشرت کنید. معاشرت زیاد یکی از راه های بزرگ شبکه سازی است.

این مطلب را به شخصه درک کرده ام و در شرایطی که ارتباطات قوی برقرار کردم در نهایت با تلاش کمتر به سود زیادی رسیده ام.

1. آگاهی از رایج ترین نوع برقراری ارتباط و معاشرت در دنیای مدرن

افرادی که امروزه مشغول کار در زمینه پروژه های مهندسی هستند احتمالاً سرشان بسیار شلوغ است و با افراد زیادی در پست های متفاوت در ارتباط هستند. امروزه بسیاری از ارتباطات از طریق رسانه های مجازی انجام میشود. معاشرت مجازی نامی است که برای این ارتباطات گذاشته می شود. برای مثال ممکن است ما به فردی از طریق ایمیل و پیام کوتاه پیام بدهیم، اما او فقط از یکی از آنها استفاده میکند، پس بهتر است در همان ابتدای آشنایی، این مسئله را مشخص کنیم که با هر فردی از چه طریقی میتوانیم در تماس باشیم. البته یادتان باشد اشتباهات مرگبار در معاشرت را انجام ندهید.

2. برای شبکه سازی، استفاده از یک سیستم یا دستورالعمل برای برقراری ارتباط میان تیم پروژه و مشتریان ضروری است

شبکه سازی کاری را اگر فراموش کنیم، بازی را باخته ایم. میتوانیم از طریق یک سیستم تعیین شده و با آگاهی از اینکه افراد چه روشی را ترجیح میدهند، ارتباط و خبررسانی بین خود و اعضا را تقویت و هماهنگ کنیم. باید نحوه ی ارسال اطلاعات و وظایف هر فرد را مشخص کنیم تا برای مثال یک پیام ثابت، دو بار از جانب دو فرد متفاوت به مشتری ارسال نشود.

3. داشتن معاشرت و ارتباط زودهنگام و متدوام به خصوص با مشتریان و کسانی که از پروژه ی تکمیل شده استفاده خواهند کرد

اگر به عنوان مثال، ما عهده دار پروژه طراحی داخلی باشیم، باید از همان ابتدا نظر و سلیقه ی مشتری را بپرسیم، نه اینکه چهار پنج هفته از کارمان گذشته باشد و هنوز هیچ نظرسنجی از مشتری نکرده باشیم. همچنین اگر برای مثال یک پارکینگ یا فضای عمومی را طراحی میکنیم، باید نظر عموم مردمی که از آنجا استفاده خواهند کرد را بدانیم. متأسفانه این نکته ایست که افراد حرفه ای کمی به آن توجه دارند و به آن عمل میکنند. یادمان نرود با معاشرت کردن، سلیقه کارفرما را هم می توانیم بفهمیم!

اهمیت روابط آنچنان بالاست که :

آنتنیو رابیز می گوید کیفیت زندگی شما همان کیفیت روابط شماست.

4. معاشرت بلند مدت یعنی همواره صادق بودن

اگر مشتری یا کارفرما از ما بپرسد انجام پروژه چه مدت زمانی طول میکشد، باید در پاسخ به آنها صادق باشیم و بازه ی زمانی را ،کوتاه تر از زمانی که واقعا میتوانیم کار را تکمیل کنیم، به انها نگوییم. ممکن است این کار کمی سخت به نظر برسد، به خصوص برای افراد جوان و تازه کار که میخواهند خودشان را بهتر نشان بدهند. اما باید همواره در مورد کیفیت و بازه ی زمانی انجام پروژه کاملاً صادق باشیم، هر چند که چندان خوشایند به نظر نیاید یا بر خلاف ایده آلمان باشد.

5. توضیح مفاهیم تکنیکی و تخصصی به مردم و افراد غیرمتخصص

کسب این توانایی بسیار دشوار است. باید سعی کنیم مفاهیم تخصصی را برای افراد غیرمتخصص توضیح دهیم. برای کمک به انتقال مفاهیم در این مواقع میتوانیم از مثال های مربوطه استفاده کنیم. همچنین با بیان  مبالغ و ارقام میتوانیم به هزینه های اضافی ناشی از انجام خدمات تخصصی اشاره و منظور خود را شفاف تر بیان کنیم.

6. به چگونگی بیان خود دقت کنیم و نه فقط اینکه چه چیزی را میگوییم

نحوه ی بیان مطالب در محیط کاری بسیار مسئله ی مهمی ست، به خصوص اگر از جانب کارفرما خطاب به کارمند یا پیمانکار باشد. یک مفهوم ساده اگر با لحن امری و خشک بیان شود، بسیار نسبت به زمانی که در قالب درخواست محترمانه و دوستانه بیان میشود، تفاوت ایجاد میکند. درخواست انجام شدن هر کاری را باید به گونه ای به دیگران منتقل کنیم که احساس کنند با انجام کمک یا خدمتی مفید واقع میشوند. جملات امری باعث ایجاد کدورت میشود و حرف شنوی و علاقه ی افراد را نسبت به کارفرما از بین میبرد. این موارد کوچک خیلی بر روی شبکه سازی حرفه ای ما موثر است.

7. گوش دادن توأم با توجه و علاقه

باید شنونده ی خوبی باشیم. به حرف افراد به طور کامل گوش کنیم و وسط حرفشان نپریم. یکی از گلایه های رایجی که در مورد مدیران وجود دارد این است که به حرف کارکنان خود به طور کامل گوش نمیکنند و صحبتشان را قطع میکنند یا به موضوع دیگری میپرند. تبدیل شدن به یک شنونده ی خوب میتواند برای بعضی افراد بسیار سخت باشد. ما برای تمرین میتوانیم با صبر کردن تا پایان حرف طرف مقابل و زمانی که سکوت ایجاد شد شروع به صحبت کنیم.

8. تصدیق صحبت های طرف مقابل

با تأیید صحبت دیگران، توجه و احترام خود را به آنها نشان داده و اعتمادشان را جلب میکنیم. برای این کار میتوانیم  بخش پایانی حرف آنها را مجدداً تکرار کنیم. مثلاً به ما میگویند: این پروژه برای من بسیار بااهمیت است.” ما در پاسخ میگوییم:” میدانم این پروژه برای تو بسیار با اهمیت است. ما تمام تلاشمان را در این زمینه خواهیم کرد. “این طرز پاسخگویی، بسیار مؤثرتر از بیان یک جمله ی خشک و خالی ست که در نتیجه طرف مقابل احساس خواهد کرد ما میخواهیم او را از سر خود باز کنیم. پس با تصدیق و تأیید حرف گوینده یا مشتری یا کارمند، معاشرت و روابط قوی تری با افراد تیم خواهیم داشت.

9. پاسخگوی دائم بودن حتی در صورت ندانستن جواب دقیق

این اتفاق برای خودم افتاده است. مدتی به دلیل شرایط سختی که داشتم، پاسخگوی کارفرمایم نبودم. کارفرما بسیار از دستم عصبانی بود. اما به محض پاسخگویی، با ارسال گزارش ساده و پاسخگویی مرتب و منظم، شرایط به سرعت تغییر کرد. پاسخگو بودن، اهمیت فوق العاده زیادی در حرفه ی ما دارد. اگر مشتری از ما درخواستی دارد و ما به پاسخ دقیق آن اگاه نیستیم و یا به زمان بیشتری نیاز داریم، دلیلی ندارد که در همان لحظه پاسخی ندهیم. باید بلافاصله با او ارتباط برقرار کنیم و بگوییم که برای مثال ما درخواست یا سوال شما را دریافت کردیم و حتما تیم ما آن را بررسی خواهد کرد و در طی یکی دو روز آینده پاسخ قطعی را به شما میرسانیم. در برابر هر مسئله ای که در طول کار  پیش می آید، هرگز خود را پنهان نکنیم و همواره پاسخگو باشیم.