تکنیک های تفویض اختیار موثر برای مهندسین

در 10 سال گذشته که در حرفه مهندسی فعالیت می کنم، یک مهارت وجود داشت که به طور مکرر می شنیدم که هم مدیران پروژه و هم مدیران سازمان فاقد آن است و آن مهارت تفویض اختیار بود. در ظاهر، تفویض اختیار موثر بسیار آسان به نظر می رسد. اما در واقعیت، ممکن است بسیار دشوار و ناراحت کننده باشد. تفویض اختیار وظیفه ای است که به شخص دیگری واگذار می شود تا یک فعالیت خاص را انجام دهد.

تفویض اختیار به دیگران اختیار می دهد تا تصمیماتی به جای مدیر بگیرند. تصمیم گیری، عادت مدیران است. این تغییر قدرت تصمیم گیری معمولاً از یک سطح سازمانی بالاتر به یک سطح پایین تر است.

تفویض اختیار، اگر به درستی انجام شود، کار خوبی است و می تواند در هزینه و زمان صرفه جویی کند.

این کار می تواند مهارتهای جدیدی به افراد بیاموزد و همچنین باعث ایجاد انگیزه در افراد شود. واگذاری ضعیف می تواند باعث ناامیدی و سردرگمی همه طرف های درگیر شود.

وقتی کار واگذار می شود، مدیر در مورد نتیجه کار تفویض شده پاسخگو است. به عبارت دیگر، شما همیشه پاسخگوی نتایج خواهید بود. شما نمی توانید مسئولیت پذیری را واگذار کنید. آنچه شما تفویض می کنید فقط آن مسئولیت است. مسئولیت کاری است که به فرد اختصاص داده می شود. وگرنه اصل مسئولیت پذیری همیشه با شماست.

هنگام تعیین مسئولیت ها، افراد باید مایل و آماده پذیرش تفویض اختیار (یا مسئولیت) باشند. آمادگی یک فرد عامل مهمی موفقیت در تفویض اختیار است. بنابراین افراد باید برای تفویض اختیار آماده شوند.

عواملی که هنگام واگذاری باید در نظر گرفته شود

ارزیابی ، تجزیه و تحلیل و اقدام

برای تفویض اختیار، ابتدا باید شرایط را ارزیابی کنید. چه کاری باید انجام شود؟

تأثیر یا اهمیت کار تفویض شده چیست؟ چقدر وظیفه یا آن تکلیف قابل مشاهده است؟ از طریق این سوال ها، شما در حال ارزیابی مهارت های مورد نیاز برای انتساب افراد و ریسک تفویض اختیار هستید.

بعد از اینکه تشخیص دادید که تفویض اختیار گزینه مناسبی است، باید در نظر بگیرید که چه کسی مهارت انجام موفقیت آمیز وظیفه را دارد. این افراد چه مهارتهایی دارند؟ آیا آنها به اندازه کافی در انجام وظیفه محول شده، موفق هستند؟

سپس چه اقدامی انجام می دهید؟ شما بهترین شخص را برای انجام موفقیت آمیز و به موقع کار شناسایی خواهید و مهمتر از همه، شما بهترین روش را برای تفویض وظیفه بر اساس مهارت های آنها تعیین خواهید کرد.

کنترل کنید یا آموزش دهید

تعریف زیر به شما کمک می کند تا بر اساس ارزیابی شما از مهارت و میزان تعامل فرد، بهترین روش را پیدا کنید.

اگر مهارت های آنها پایین و اشتیاق آنها با کار پایین است، شما باید آنها را کنترل کنید. این اتفاق با ارائه دستورالعمل های خاص و نظارت دقیق اتفاق می افتد! شما می توانید اقداماتی مانند گفتن، راهنمایی و رهبری را انجام دهید.

ممکن است بپرسید، چرا من خودم این کار را نکنم؟ روش آسان تری خواهد بود. با این حال، با انجام این کار به طور مداوم، توانایی خود را برای انجام کارهای بیشتر و یادگیری چیزهای جدید محدود می کنید، همچنین افراد سطح پایین تر را از انجام همان کارها محدود می کنید. پس یک موقعیت برد-برد نیست.

اگر مهارت های آنها پایین است و میزان اشتیاق آنها زیاد، شما باید به عنوان آموزنده به افراد کمک کنید. مشغله زیاد اغلب به این معنی است که فرد چشم به راه چالش جدید است.

آنها انگیزه خواهند داشت تا مهارت لازم برای موفقیت را یاد بگیرند. در این موقعیت شما باید به مربی گیری بپردازید و ایده ها و پیشنهادهای آنها را در تصمیمات مربوطه قرار می دهید.

شما می توانید اقداماتی مانند مشارکت، تشویق، همکاری و تعهد را انجام دهید.

نظارت و تفویض اختیار

اگر مهارت آنها بالا است اما میزان مشارکت آنها پایین، شما باید رویکرد نظارتی را دنبال کنید. انتظارات را روشن کرده و ارائه دهید و مسئولیت مشترک را حفظ کنید.

ممکن است آنها مهارت لازم برای انجام خوب کار را داشته باشند، اما اگر در انجام آن اشتیاق و انگیزه نداشته باشند، ممکن است لازم باشد وارد عمل شوید و اطمینان حاصل کنید که پیشرفتی حاصل شده است یا نه. شما می توانید اقداماتی مانند فروش، توضیح، شفاف سازی و اقناع را انجام دهید.

اگر مهارت های آنها بالا و مشارکت آنها بالا باشد ، پس شما باید تفویض اختیار را انجام دهید. این موقعیت از همه شرایط بهتر است. آنها هم مهارت و هم انگیزه و تعامل لازم برای موفقیت را دارند. شما می توانید ایده های خود را با یکدیگر در میان بگذارید و حتی بخواهید مسئولیت کامل تصمیمات و اجرا را به آنها بسپاریم.

 فقط به یاد داشته باشید، شما هنوز هم درمورد نتایج پاسخگو هستید. بنابراین شما باید به طور منظم گزارشهای پروژه را دریافت کنید.

 شما می توانید اقداماتی مانند سپردن ، مشاهده ، نظارت و انجام آنها را انجام دهید.

نمودار تفویض اختیار موثر

همانطور که در حال توسعه مهارت های تفویض اختیار خود هستید، متوجه خواهید شد که می توانید افراد را از مرحله کنترل و نظارت به مرحله آموزش و تفویض انتقال دهید

 شما افرادی با مهارت های جدید دارید و وقت بیشتری برای انجام کارهای بیشتر خواهید داشت. اکنون این یک وضعیت برد-برد است.

نمودار بالا، نمودار اشتیاق و مهارت است که به 4 قسمت تقسیم شده. در صورتی که کارمندتان، هم اشتیاق بالا و هم مهارت بالایی داشته باشد، به او اختیارات تصمیم گیری را واگذار کنید