عامل شماره 1 ايجاد يك پل ارتباطی كارآمد در حرفه مهندسی

بايد براي يكپارچه كردن سازه، طول عمر، ثبات و كاربردي بودن، پل‌هاي كارآمدي طراحي شوند. پل‌ ارتباطی بين محتوا و تأثير عاطفي پيام، تقريبا شبيه پل های جاده ای هستند. تصادفي اتفاق نمي‌افتند. يك پايه و اساس محكم براي شروع دارند و بايد مدام از آنها نگهداري كرد تا از موفقيت‌شان مطمئن شد. سه عامل در تركيب با هم باعث ايجاد قدرت، ثبات و كارايي پل‌ ارتباطی شما مي‌شوند. که در این مقاله به عامل اول یعنی انتخاب اطلاعات برای یک ارتباط موثر می پردازیم.

عامل اول پل ارتباطی: انتخاب اطلاعات

شما منبعي غني از دانش و اطلاعات هستيد. چالش‌تان اين است كه تشخيص دهيد دقيقا چه اطلاعاتي را بايد به ديگران انتقال دهيد و محتواي انتقالي بايد در چه سطح،  چه مقدار پيچيدگي و چه عمقي داشته باشد. معياري كه تعيين مي‌كند چه چيزهايي را بايد انتقال دهيد از يك سازمان به سازمان ديگر و از يك رشته به رشته ديگر متفاوت است.

لازمه‌های گزارش‌دهي، شرح مشاغل و سطح دانش گيرنده نقشي اساسي را ايفا مي‌كنند. اختلال در توزیع اطلاعات معمولا نتيجه خطاهاي ارتباطي رايج و قابل پيش‌بيني است. براي جلوگيري از اين خطاها هميشه ابتدا و انتهای کارها، تغييرات، نيازهاي توسعه، اولويت‌ها و مهلت‌ها و تأثير فعاليت‌هايتان بر ديگران را با بقیه در ميان بگذاريد.

۱- شروع و پایان کارها.

همانطور كه كارها، تكاليف، پروژه‌ها و غيره را شروع يا تكميل مي‌كنيد، بايد هميشه اجازه دهيد افراد واجد صلاحيت از وضعيت فعاليت‌هايتان باخبر باشند. فكر نكنيد بقيه يك گوي كريستالي دارند كه پيشرفت لحظه به لحظه شما را نشان‌شان مي‌دهد. اگر با آنها ارتباط زمانبندي شده نداشته باشيد، درباره موفقيت یا عدم موفقیت‌تان پيش خودشان فرض‌هاي غلطي مي‌كنند. شاید فکر کنند کاری را تمام کرده‌اید.

در حالی که چنین نیست، یا دلواپس این باشند که هنوز کار را شروع نکرده‌اید ولی در واقعیت آن را به پایان رسانده باشید. واضح است که این تصورات می‌توانند خیلی مخرب باشند. برای جلوگیری از سوءتفاهم و تصورات غلط باید افراد را از شروع و پایان کارها مطلع کنید تا درباره کیفیت و زمانبندی کارتان دید دقیقی داشته باشند. اعلام شروع و پایان کارها یکی از پایه های اصلی پل ارتباطی است!

۲- تغییرات.

تغییرات و پیشرفت‌ها ممکن است یا مثبت باشند (میانبرها، مراحل حذف شده، تامین منابع و غیره) یا منفی (تأخیرها، شکست‌ها، از دست رفتن درآمد یا منابع و غیره.) صرف نظر از ماهیت این تغییرات، باید آنها را هر چه سریعتر به اطلاع همه افراد کلیدی رساند. ارتباط زودهنگام ارتباط مؤثر است. پل ارتباطی زمانی که تغییرات را منتقل دهید، ساخته می شود.

به خصوص وقتی خبرها بد هستند، بی‌نهایت مهم است که افراد آن را مستقیما از زبان خودتان بشنوند، نه این که از طریق شایعات، خبرچینی‌ها و یک کلاغ چهل کلاغ از اخبار مطلع شوند. اگر قبل از شنیدن خبرهای بد از خود شما، شایعات را بشنوند، احتمالا به تصورات و نتیجه‌گیری‌های منفی می‌رسند که زیاد به نفع شما نیست.

۳- نیازهای پروژه.

به نظرتان در آینده برای تکمیل وظایف، کارها یا پروژه‌های فعلی باید تغییراتی ایجاد کنید؟ شاید به زمان، منابع (از جمله کمک و حمایت دیگران)، بودجه و یا تأییدیه‌های بیشتری نیاز داشته باشید.

این نیازها باید حتی‌الامکان همان اوایل فرایند ارتباطی مشخص شوند. این اطلاعات یکی از ستون های پل ارتباطی است. هر چه که زودتر نیازهایتان را تعیین کنید، بعدا کارتان کمتر مختل می‌شود و احتمال اینکه چیزی را که می‌خواهید به دست بیاورید، بیشتر است.

خیلی از بحران‌ها به این خاطر ایجاد می‌شوند که نیازها از قبل پیش‌بینی نشده‌اند و همان اول اطلاع داده نشده‌اند تا بتوان برنامه‌ریزی لازم را برایشان انجام داد.

به علاوه برای موفقیت باید قبل از جمع کردن منابع اضافی یا کمک گرفتن، نیازهای پروژه خود را تعیین کنید. اگر درباره این نیازها به دیگران اطلاع ندهید ممکن است فکر کنند یواشکی کارها را پیش می‌برید یا اختیارات‌شان را زیر سؤال برده‌اید. وقتی که درخواست کمک یا منابع اضافی دارید، بگویید چرا چنین درخواستی کرده‌اید.

اگر دیگران خیلی واضح بفهمند که چرا چنین نیازی دارید، خیلی بیشتر احتمال دارد که از شما حمایت کنند. شاید لازم باشد مستنداتی از نیازها و درخواست‌های خود به همراه داده‌های پشتیبان تهیه کنید. درخواست کمک یا منابع اضافی که با توضیحات یا مستندات کافی ارائه نشده باشند، اغلب رد می‌شوند یا درباره‌شان سختگیری می‌شود.

۴- اولویت‌ها و مهلت‌ها.

وقتی می خواهید پل ارتباطی ایجاد کنید باید اولویت ها را مشخص کنید. آگاه کردن دیگران از اولویت‌ها و مهلت‌هایتان چند فایده دارد. باعث می‌شود خیالشان راحت باشد که مسئولیت‌پذیر هستید (به ویژه برای مدیر و سایر افراد مهمی که در سازمان بالادست شما هستند و به فعالیت‌هایتان نظارت دارند مهم است). به علاوه دیگران درخواست‌های اضافی از شما نمی‌کنند.

وقتی بدانند حجم کارتان چقدر زیاد است، از شما کمک نمی‌خواهند یا کارهای اضافی روی دوش‌تان نمی‌گذارند.

اگر دیگران از حجم کاری‌تان خبر نداشته باشند فکر می‌کنند کار زیادی ندارید و خواسته‌هایشان بیشتر می‌شود. اگر مدام کار زیادی روی دوش شماست، ممکن است به خاطر این باشد که به درستی ارتباط برقرار نکرده‌اید نه این که لزوما بقیه به شما بی‌اعتنا هستند.

وقتی سایرین بدانند که مسئولیت‌ها و فعالیت‌های شما بیشتر شده، دیگر مدام از نزدیک مراقب‌تان نیستند. با ارائه اطلاعات مربوط به اولویت‌ها و مهلت‌های زمانی، نیاز نیست که بقیه سراغ‌تان بیایند و از شما سؤال بپرسند. با ارائه این اطلاعات از رقبای خود پیشی می‌گیرید و فرصتی را برای نفس کشیدن به خود می‌دهید.

ارتباطات مؤثر به آنها ثابت می‌کند نیازی نیست از نزدیک به شما نظارت داشته باشند.

5- فعالیت‌های فعلی‌تان چگونه در آینده روی دیگران تأثیر می‌گذارد.

قانون سوم نیوتن می گوید، هر عملی یک عکس‌العمل مساوی و مخالف دارد. شاید امروز کاری یا تغییری انجام دهید که در آینده دور یا نزدیک روی کار فرد دیگری تأثیر بگذارد. پیش‌بینی این موقعیت‌ها و اطلاع داشتن از رویدادهای پیش رو در مراحل اولیه فرایند، کمک می‌کند که دیگران برای پیشرفت‌های آینده آماده شوند. بهترین سورپرایز، نبود سورپرایز است! اگر دیگران به خاطر نتایج کارهایتان غافلگیر شوند، بدون شک برای خود دشمن خواهید تراشید. به بقیه زمان بدهید تا برای آینده برنامه‌ریزی کنند.