ارتباطات مهندسی چیست؟+3 بخش اصلی آن

امروزه فعالیت ها و موفقیت های مهندسی حاصل کار تیمی موفق بوده و این امر مستلزم برقراری ارتباطات مهندسی موثر بین اعضای تیم از کارفرما تا مهندسین و تکنسین ها و کارگرها است. در صنعت ساختمان به دلیل وجود افراد متفاوت و زیاد و با سطح فرهنگی متفاوت در پروژه ها، اهمیت ارتباطات به مراتب بیشتر است.

در دوران حاضر اگر چه با کمک تکنولوژی و وسایل ارتباطی دسترسی ما به نقاط دور و نزدیک راحت تر شده، اما باید این نکته را بدانیم که در اختیار داشتن این وسایل به تنهایی تضمین کننده ارتباط موفق و موثر نیست. همان طور که در اختیار داشتن وسایل آشپزی مدرن، نمی تواند آشپز خوبی بسازد.

برای اینکه این مقاله بهتر مشخص شود، ارتباطات مهندسی را به 3 بخش تقسیم میکنم. 

3 بخش از ارتباطات مهندسی 

• ارتباطات شفاهی

• ارتباطات نوشتاری

• رفتار حرفه ای مهندسی

 در این مقاله به بخش اول میپردازیم.

1- ارتباطات شفاهی

هدف از ارتباط بین افراد، فقط انتقال اطلاعات نیست. بلکه اگر می­خواهید انتقال اطلاعات به صورت کاربردی باشد، باید به گونه­ ای این امر حاصل شود که مخاطب بتواند آن را درک کند. برای این کار باید در وهله اول روش مناسبی برای انتقال اطلاعات انتخاب کنید. در مرحله دوم پیام خود را در کمترین زمان و به آسانی منتقل کنید تا امکان خطا و بدفهمی کاهش یابد. پس حتما باید از واژگان مناسبی استفاده نمایید.

فرض کنید می خواهید یک سوال ساده از فردی بپرسید. راحت ترین روش ارتباط، تلفن زدن به اوست. شاید اگر برای رسیدن به پاسخ یک پرسش ساده از نامه استفاده کنید، روش درستی نباشد. از طرفی اگر می خواهید چند نفر را به جلسه مهمی دعوت نمایید باید از نامه های رسمی استفاده کنید. بنابراین باید هوشیار باشید که برای هر نوع ارتباط از چه روشی استفاده کنید.

به نظر شما کدامیک از روش های ارتباطی برای مقاصد زیر مفید است؟

• پرسش ساده
• دعوت رسمی از افراد
• اطلاع به چند نفر به صورت همزمان
• اطلاع رسانی به مردم
• ارائه گزارش برای یک گروه
• اطلاع رسانی به تکنسین برای نحوه انجام کار درست

دوباره برگردیم به ارتباطات شفاهی. اصل مهم در ارتباطات مهندسی، درک متقابل است. بنابراین باتوجه به این اصل می توانید واژگان مناسبی برای ارتباطات استفاده کنید. اینکه چه کلمات و چه ادبیاتی استفاده کنید کاملا به مخاطب شما وابسته است. اگر در کارگاه ساختمانی حضور دارید می توانید از زبان کارگاهی و اصطلاحات آن استفاده کنید. اما در ارائه گزارش به کارفرما و افراد غیرمتخصص باید با زبانی ساده تر صحبت کنید.

به طور کلی یادتان باشد که در ارتباطات مهندسی با اقشار مختلف و با وضعیت فرهنگی و مالی متفاوت در ارتباطید. در هر صورت سعی کنید از الفاظی استفاده کنید که بار منفی نداشته باشد. متاسفانه در صنعت ساختمان عرف شده که به وفور از عبارات منفی استفاده کنند. گاهی دیده ام که مهندسان با تشر زدن می خواهند به کارگرانشان دستور دهند که کاری را بهتر انجام دهند. اگرچه در آن لحظه مقصودشان عملی می شود، اما در مواقعی که نیستند از کار می زنند و کار را به خوبی پیش نمیبرند.

پس در برخورد با نیروهایتان جدی و صمیمی باشید. رهبری کردن و تعامل را یاد بگیرید. در واقع اگر بتوانید شخیصت کاریزماتیکی باشید خیلی راحت حرفهای شما را اجرا می کنند. اما نکته ای که باید مد نظر قرار دهید این است که بدانید از مخاطبتان چه می خواهید تا بتوانید آن را ساده و درست منتقل کنید. پس باید بلد باشید درخواستتان را واضح و شفاف بیان کنید. گاهی تصور ما این است که مخاطب فهمیده است که چه میگوییم اما در واقع این اتفاق نمی افتد. برای کم کردن این خطا بعد از انتقال پیام از او بازخورد بگیرید که آیا حرف شما را به درستی فهمیده است یا نه.

شما می توانید قبل از اینکه پیامی را منتقل کنید از خودتان بپرسید:

• چه کسی این پیام را دریافت می کند؟
• از چه چیزی باید آگاه شود؟
• چگونه باید اطلاعات را دریافت کند؟
• هدف نهایی بعد از شنیدن پیام چیست؟

 و اگر گیرنده پیام هستید از خود بپرسید:

• هدف از اطلاعات دریافت شده چه بود؟
• چرا من دریافت کننده اطلاعات هستم؟
• اقدام بعدی من چه باید باشد؟
• چه چیز دیگری باید بدانم؟
• چه اطلاعاتی جدیدی را به چه کسی منتقل کنم؟

با کمک این پرسش ها چه به عنوان منتقل کننده اطلاعات و چه به عنوان گیرنده اطلاعات، می توانید ارتباط موثرتری با مخاطبتان برقرار کنید؛ و این یعنی بخش عمده کارتان را با موفقیت سپری کرده اید. اما یادتان باشد لحن کلام شما نیز بسیار موثر است. طبق تحقیقات منتشر شده، حدود 38 درصد انتقال پیام با کمک لحن و آهنگ صدا انجام می شود. برای این کار حتما تمرین کنید که تن صدایتان را بالاتر ببرید. 4 پرده بالاتر بردن تن صدا می تواند به شما کمک کند که اثرگذارتر و قدرتمندتر صحبت کنید.

این نکته را فراموش نکنید که با خوب صحبت کردن می توانید احترام بیشتری به دست آورید و جذابتر شوید و این منجر خواهد شد که رضایت بیشتری از خودتان داشته باشید.

برای اینکه پیام خودتان را کامل و درست منتقل کنید، همواره یادداشتی تهیه کنید تا جزئیات را فراموش نکنید.

حال بیایید کمی کاربردی تر صحبت کنیم.

فرض کنید می خواهید دستورالعملی به کارگرتان ابلاغ کنید. یکی از بهترین راه ها برای انتقال پیام، روش زیر است.

فرمول د-د-م-د

این فرمول به ما می گوید در ابتدا باید دیدگاهتان را مطرح کنید. سپس برای آن دلیل بیاورید. بعد از آن برای اینکه مطلب خوب تفهیم شود مثالی بزنید و در انتهای پیام مجددا دیدگاهتان را تکرار کنید. اصطلاحا به این روش، روش برف پاک کن هم گفته می شود. چون به صورت رفت و برگشتی دیدگاه و توضیحات خودتان را بیان می کنید. این فرمول باعث بهبود ارتباطات مهندسی می شود.

تمرین عملی 1:

همین الان 3 پیام مشخص و با روش برف پاک کنی تمرین کنید.

همچنین برای بیان بهتر و ادای کلمات به صورت صحیح از تمرین خودکار استفاده کنید.

تمرین عملی 2:

خودکاری را بین دندانهایتان قرار دهید و 5 دقیقه صحبت کنید و سعی کنید کلمات را به صورت کامل ادا کنید. این کار را روزانه انجام دهید. بعد از یک ماه تغییری که در صحبت کردنتان احساس می کنید، شگفت زده تان می کند!

شعر خواندن و نمایشنامه خوانی نیز کمک زیادی در بهبود لحن و کلام شما خواهد کرد.